Методология:
составление диаграмм согласно ISO9000(бизнес-процессы)
© Федор Петренко
Статья была опубликована
в интернет-еженедельнике CONSULTING.RU
Данная
методология составлена на основе стандартов серии ISO9000 и доказала
свою эффективность, позволяя получать четкое и легкое для восприятия
изображение бизнес-процессов. Методология рекомендована к использованию
для "Технических заданий" и "Конфигурации" комплексных информационных
систем.
1.
Отражение бизнес-процессов
Диаграмма
отображает процесс в привязке к организационной структуре.
- Подразделения
показываются в левой части диаграммы.
- Все
действия фиксируются слева направо в порядке их осуществления.
- Подразделения
должны быть упорядочены таким образом, чтобы максимально облегчить
понимание их взаимодействия. Например, если процесс начинается
в отделе А, потом переходит в отдел Б (путем передачи некоторого
бумажного документа), а затем в отдел В (путем телефонного звонка),
то следует расположить отдел А наверху диаграммы, под ним - отдел
Б и в самом низу - отдел В.
- Количество
блоков на диаграмме не должно превышать 30.
- Перечень
используемых символов:
|
1
|
|
Начало
процесса.
|
|
2
|
|
Конец
процесса.
|
|
3
|
|
Ручной
процесс.
|
|
4
|
|
Автоматизированный
процесс. Блок этого типа должен обязательно иметь связь с
блоком типа 7 с указанием соответствующей подсистемы и т.
д.
|
|
5
|
|
Бумажный
документ. В каждом блоке этого типа, помимо названия, должен
быть обязательно указан код печатного документа. В отдельной
таблице, прилагаемой к диаграмме, по коду должны восстанавливаться
шаблон и процедуры заполнения печатной формы. При правильном
документообороте все бумажные документы в том или ином виде
архивируются.
|
|
6
|
|
Ручной
(с клавиатуры, сканера) ввод данных в автоматизированную систему.
Блок этого типа должен обязательно иметь связь с блоком типа
7 с указанием соответствующей подсистемы и т. д.
|
|
7
|
|
Автоматизированная
система, электронное хранилище данных. В тексте блока такого
типа обязательно должно быть указано название Модуля, Подсистемы,
Системы и т. д.
|
|
8
|
|
Решение
(выбор). Текст в этом блоке должен предполагать ответы "Да"
или "Нет". Отступление допускается, если при этом вопрос и
варианты ответов становятся более понятными (например, возможен
вопрос: "Как клиент оплачивает заказ?" - и варианты ответа:
"Наличными", "Через банк").
|
|
9
|
|
Архив.
Значок размещается в том подразделении, где ведется архив.
|
|
10
|
|
Соединитель
страниц. Если символ находится в конце страницы, он должен
содержать номер следующей страницы. Если значок расположен
в начале - указывается номер предыдущей страницы.
|
|
11
|
|
Соединитель
с другим процессом. Должен содержать код процесса (указывается
в заголовке диаграммы перед именем процесса).
|
- Каждый
раз, когда процесс переходит из одного подразделения в другое,
должен указываться способ передачи и носитель информации, инициирующей
продолжение процесса в следующем подразделении. Передаваемая информация
может быть бумажной (символ 5), электронной (символ 7), устной
и др. Если информация устная, специальный символ не используется,
но обязательно делается соответствующая запись над стрелкой.
- Передаваемая
информация всегда изображается в том подразделении, куда она передается.
- Каждый
процесс должен иметь начало и конец (или несколько начал и концов).
- Рекомендуется
избегать использования блоков выбора (символ 8). Если в результате
выбора процесс распадается на два частично или полностью независимых
подпроцесса, рекомендуется изображать их как два отдельных процесса.
- Ветвь
процесса, рассматриваемая как основная или предпочтительная, должна
быть выделена более толстой линией, чем остальные ветви.
- Стрелка,
обозначающая продолжение процесса, должна исходить из стороны
символа, противоположной входящей стрелке. Для основной ветви
входящая стрелка может располагаться только с левой стороны символа.
2.
Название и реквизиты
Заголовок
диаграммы размещается в верхней части диаграммы, посередине, и формируется
согласно следующей структуре:
<XYY>.
<Функция - Область - Метод - …>.
- XYY
- буквенно-цифровой код процесса, X - буква, YY - двузначное число.
- Функция
- базовая бизнес-функция, например: Продажа, Администрация, Производство,
Закупка и т. д.
- Область
- товарное направление, бизнес-область, канал распространения
и т. д.
- Метод
- способ доставки, оплаты и т. д.
- …
- необходимые уровни Подметодов.
Образец
заголовка: S12. Sales - gases - centralized delivery - depots.
Диаграмма
должна иметь следующие реквизиты:
- имя
компании-клиента (указывается в левом верхнем углу);
- имя
компании-автора (в правом верхнем углу);
- имя
файла (в левом нижнем углу);
- дата
(в правом нижнем углу).
3.
Примеры диаграмм
Нижеследующая
диаграмма не является диаграммой реального процесса на работающем
предприятии, но позволяет лучше понять описанные выше методы и приемы.
4.
Комментарии
Описанная
методика составления диаграмм позволяет легко контролировать правильность
отражения процессов. Например:
Известно,
что при оптовой продаже товаров выписывается накладная и счет-фактура
клиенту. Для проверки, на любой диаграмме, отражающей продажу товаров
оптом, достаточно найти печатные формы, расположенные в подразделении
"Клиент". Если там нет накладной и счета-фактуры, значит, где-то в
описании процесса, допущена ошибка.
<<Назад
|
